Adviezen bij grote (overheids)projecten

Als ik de grote overheidsprojecten die ik heb gedaan en de vele audits die ik heb afgenomen de revue laat passeren, kom ik tot het volgende lijstje adviezen:

1. Scope: Zorg voor een goede probleemdefiniering met een duidelijk contract. Saneer/rationaliseer desnoods eerst het business probleem alvorens tot automatisering over te gegaan.
Veel grote projecten starten als kleine projecten die groter groeien doordat alles en nog wat er tijdens het project aan wordt toegevoegd. Dat leidt meestal tot onmanagebare situaties.

2. Pas een strakke regie toe vanuit de opdrachtgever, ingebed in de IT-Governance.
Geeft de opdrachtgever een volwassen mandaat, pas op voor allerlei groepjes deskundigen die 'democratisch' willen meepraten: poldercultuur.

3. Elk project heeft een zakelijke business case.
Voorts hoort een programma/project te worden gestuurd op basis van 'benefit tracking'.
Durf mislukkingen tijdig te stoppen. Sommige overheidsprojecten zijn al lang dood, maar niemand durft de (politieke) verantwoordelijkheid te nemen om de stekker eruit te trekken.

4. Elk project/programma begint met een architectuur, met veel visualisatie voor het overzicht (Clinger Cohen act).

5. Elk project valt onder een gecertificeerd kwaliteitssysteem.

6. Gebruik een eenvoudige en transparante projectstructuur.

7. Selecteer een eenvoudige methodologie; duidelijke opsommingen van eenvoudig gedefinieerde (tussen)producten.

8. Gebruik uitsluitend bewezen tools en bewezen technieken.

9. Stel een eenhoofdige, zeer ervaren, nuchtere, zakelijke projectleider aan.
Bij veel overheidsprojecten krijgt je het gevoel dat je probeert te rennen door een pot met stroop, door de vele overleggremia. Dat is zeer vermoeiend.

10. Zorg dat het project volledig losgekoppeld is van de lijnorganisatie.
Je ziet bij veel grote projecten dat de lijnorganisatie zich er mee wil gaan bemoeien. Dat werkt zeer vertragend.

11. Zorg voor een 'losse' koppeling met stafafdelingen wat betreft regels en standaarden.
Grote projecten/programma's hebben de verleiding om allerlei nieuwe aanpakken, technieken en tools te gaan uitproberen. Deze nieuwe zaken worden dan ook nog vaak continue geevalueerd door stafafdelingen, die dan weer willen bijsturen in deze zogenaamde experimenten.

13. Gebruik met grote discipline een duidelijk audit schema:
- projectdiagnose voor dat het project begint;
- kwaliteitsinspecties, projectmanagement audits en product audits tijdens het project;
- projectevaluatie en systeem evaluaties na het project.

14. Inhuren van externe informaticabureaus alleen middels een resultaatverplichting.

15. Zorg voor een realistisch verwachtingsmanagement en pas veel PR toe.
Kijk uit voor politiek gekonkel.