|
‘Zaaktypencatalogus, wat is dat nou weer?’, zuchtte het hoofd DIV. ‘We hebben al jaren een DSP, is dat niet gewoon hetzelfde?’ Nee, dat is het dus niet. Ik zal proberen aan te geven waar de crux zit. Kort gezegd: een zaaktypencatalogus (ZTC) is veel ‘levendiger’ dan een documentstructuurplan (DSP). Een DSP bevat beschrijvingen van behandelprocessen en archiefdossiers voor bepaalde gemeentelijke producten en diensten, zoals een bouwvergunning. Een beetje gemeente heeft zo’n 500 producten en diensten, die we zaaktypen noemen als we zaakgericht werken. De ZTC beschrijft net als het DSP de processen en dossiers per zaaktype. Wat is dan het verschil? Dat zit hem in het karakter van de ZTC. De ZTC is actief, wat bijvoorbeeld betekent dat procesveranderingen in de ZTC direct doorwerken in het zaaksysteem. Anders gezegd, de ZTC is veel ‘levendiger’ dan een DSP: als je een parameter verandert in de ZTC, dan verandert direct het gedrag van het zaaksysteem. Voeg bijvoorbeeld een checklist-item toe bij statusovergang 3 van zaaktype bouwvergunning, en onmiddellijk verandert het desbetreffende behandelscherm. De meeste DSP’s zijn uitsluitend beschrijvend. Beschrijvingen zijn net als geschiedschrijving: goed voor historici. Net als de vele AO-ordners met procesbeschrijvingen: ze zijn meestal al verouderd (dood) zodra de beschrijving is afgerond. Daarnaast zijn DSP’s vaak gericht op de koude kant (archief). Wat we willen is een actieve, levendige beschrijving van de processen. Dat doet een ZTC: die stuurt direct het (warme) behandelproces aan, zonder ingewikkelde workflow-poespas. Dat levert een bijkomend voordeel op: we hoeven niet voor iedere wissewasje terug naar de softwareleverancier. Iedere zaaktypenbeheerder kan immers zelf de ZTC aanpassen. Zonder programmeren, zonder moeilijke workflows en zonder complexe datamodellen te kennen. Dat noemen we zero-coding. Met dank aan het Dordtse procesmodel, zoals ook vastgelegd in het RGB-Zaken van Egem/KING. Het woord is nu aan de leveranciers van zaaksystemen. Maken zij de droom waar? Krijgen we actieve ZTC’s met zero-coding? Ik heb goede hoop, ook gezien ons mini-lab van 2009 en de recente aanbestedingen voor zaaksystemen. Dat is goed nieuws voor gemeenten!
Eerder gepubliceerd in Proces & Document 2010
Alleen geregistreerde gebruikers kunnen reacties geven.
Log in of registreer. |
