De meeste grote Document Management Systemen (DMS) worden vooral gebruikt voor documentopslag, en dan in het bijzonder archivering. We noemen dat ook wel record management. Wij maken graag een onderscheid tussen warme en koude dossiers. Warme dossiers (ook wel genoemd het dynamische archief) betreffen lopende zaken, koude dossiers de ‘statisch’ gearchiveerde en afgehandelde dossiers.

In de US en Canada (waar de grote DMS-pakketten zoals Hummingbird vandaan komen), hebben ze zogenaamde ‘fileplans’ voor de koude dossiers die geheel kunnen verschillen van de indeling van de warme dossiers. Dat onderscheid is met Sarbanes-Oxley (SOX) niet minder geworden. In Nederland zijn beide dossierindelingen meestal gebaseerd op hetzelfde documentstructuurplan (DSP), wat volgens mij een goede zaak is.

Het DSP bevat tevens procesbeschrijvingen. Dat is verstandig, want via een proces is veel beter te bepalen welke documenten in welke stappen in het dossier moeten komen. Steeds meer gemeenten en andere overheden willen daarbij een nadruk op ‘zaken’. Voor de elektronische dienstverlening bijvoorbeeld is het niet ongebruikelijk het DMS uit te breiden met multi-channel intake (incl. E-formulieren), een zakenmagazijn (met onder andere de status van de afhandeling) en een workflow module voor de proceskant.

Behalve een behoorlijke workflow, webformulieren en een zakenmagazijn moeten ‘warme’ DMS-pakketten ook bepaalde processen ondersteunen. Hierbij zijn Nederlandse sjablonen voor processen en dossiers van groot belang. Denk bijvoorbeeld aan een standaard vergunningsjabloon (met een aantal statussen), sjablonen voor bezwaar en beroep, en beleidsprocessen in een bestuurlijk informatiesysteem. Bij de warmere pakketten (zoals SharePoint van Microsoft) komen ook ongestructureerde processen zoals rond kennismanagement, communities, etc. in beeld.

Uit ons onderzoek naar acht DMS-pakketten bleek dat er duidelijke verschillen zijn tussen warme en koude DMS-systemen. Het maakt dus een verschil of de pakketten gericht zijn op de warme (voorkant) of de koude (achter)kant, het archief. Ook zijn koude pakketten minder gericht op eindgebruikers, naast de DIVmedewerkers. In ons lab bleken maar weinig pakketten sterk te scoren op zowel de koude als de warme kant.

Er worden tegenwoordig vele DMS-pakketten aanbesteed en geselecteerd. De vraag is of daarbij het onderscheid tussen warm en koud niet wat nadrukkelijker moet worden gemaakt. Anders kon je nog wel eens van een koude kermis thuis komen!

Wouter Keller is directeur/oprichter van M&I/Argitek, adviesbureau voor E-business applicatiearchitecturen

Meer weten? www.kellerseminars.nl

Be the first to write a comment

Only registered users can write comments.
Please login or register.