E-dienstverlening verbeteren betekent vaak aanschaf van software. Veel gemeenten zien daarbij op tegen een Europese aanbesteding, vanwege een lange doorlooptijd. Bij de gangbare openbare aanbesteding moeten leveranciers minimaal 40 dagen de tijd krijgen om een offerte uit te brengen. Dat is te overzien. De meeste tijd gaat op aan de kant van de gemeente; sommige gemeenten doen er vele maanden over om een bestek op te stellen. Vaak zien we dikke bestekken, met lange lijsten van eisen waar de software aan moet voldoen.

Nou is het opstellen van een programma van eisen ook geen sinecure. De meeste organisaties proberen zich aan alle kanten in te dekken tegen het volgende ICT-fiasco. Het probleem bij de aanschaf van software is echter dat het heel moeilijk is om harde eisen te formuleren. Tientallen eisen stellen aan bijvoorbeeld workflow functionaliteiten is niet erg zinnig. Meestal wint dan de leverancier die overal ‘ja’ heeft geroepen op de eisen, waarna later blijkt dat belangrijke eisen net even anders geïnterpreteerd zijn door de leverancier.

Neem daarom vragen op, geen eisen. Laat de leveranciers maar beschrijven wat ze kunnen leveren aan functionaliteit en kies dan de beste, gegeven de wensen. Maak er een soort (objectieve) schoonheidswedstrijd van in plaats van een ja/nee filter. Het liefst met na de offerte een ‘verduidelijking’ op basis van een proof of concept. Dan kan het bestek ook redelijk beknopt blijven.

Maar de belangrijkste reden om terughoudend te zijn met al die eisen aan de applicatie is nog een geheel andere. Met alleen software ben je er namelijk niet. Ik roep wel eens dat een offerte die voor het grootste deel bestaat uit software (dus kosten van licenties, onderhoud etc) al bij voorbaat tekort schiet.

Het succes staat of valt met een goede implementatie van een pakket. Dan gaat het om de kennis en ervaring van de leverancier met het pakket en de organisatie. Referenties, plan van aanpak en met name het team zijn misschien wel belangrijker zijn dan al die eisen aan het pakket. Als we ons dat realiseren, dan hoeft het opstellen van een bestek ook geen jaren te duren.

Wouter Keller is directeur/oprichter van M&I/Argitek, adviesbureau voor E-business applicatiearchitecturen

Schrijf als eerste een reactie

Alleen geregistreerde gebruikers kunnen reacties geven.
Log in of registreer.